Tout le monde. Non seulement les employés mais également les partenaires commerciaux, clients et autres personnes tierces peuvent transmettre des informations concrètes sur des violations de règles ou sur des abus potentiels.

Tout soupçon d'une violation réelle ou potentielle de lois ou de prescriptions internes, telles que des infractions au code de conduite de WAREMA, au droit des cartels, aux directives et obligations du droit de l'environnement, la violation des droits de l'homme ainsi que tout soupçon de corruption, vol, détournement, discrimination ou mobbing, inégalité de traitement, non-respect de lois applicables ou autres obligations.

Les obligations en matière de droits de l'homme impliquent notamment l'interdiction du travail des enfants, la protection contre l'esclavage ainsi que l'interdiction de violation de la protection du travail. Parmi les aspects en lien avec la protection de l'environnement, citons d'une part les substances qui représentent un danger pour les hommes et l'environnement, et d'autre part les actions ou les situations qui peuvent aboutir à la violation des droits de l'homme.

Ces plaintes ou signalements peuvent concerner le secteur d'activité direct, mais aussi tous les fournisseurs et prestataires de service de WAREMA sur toute la chaîne d'approvisionnement.

Les signalements par écrit communiqués par le biais de tous les autres canaux sont acceptés dans toutes les langues vivantes et, si nécessaire, traduits.

Non, l'utilisation de la procédure de plainte est entièrement gratuite pour la personne signalante, quel que soit le résultat de l'examen.

Afin de garantir une protection maximale pour les personnes concernées et les informateurs, nous avons mis en place un service de médiation indépendant, le groupement d'entreprises atarax. Les messages sont reçus par le groupement d'entreprises atarax. Par la suite, ils sont transmis au service de Conformité de WAREMA Group, en veillant à préserver l'identité de l'informateur. Le personnel du service de signalement est impartial, doté d'une formation professionnelle et soumis à une obligation de confidentialité particulière.

Si la plainte porte sur une situation sans faute de comportement d'un employé dans son propre secteur d'activité ou un partenaire commercial du WAREMA Group dans la chaîne d'approvisionnement, le service de Conformité transmet immédiatement cette plainte au service compétent correspondant au sein du WAREMA Group, qui se charge de traiter la plainte. Dans le cas d'un mauvais comportement ou d'une plainte concernant ses propres collaborateurs, le service de Conformité se charge du traitement complémentaire en collaboration avec le service du personnel compétent.

Si de plus amples informations sont nécessaires, le service de signalement se mettra en contact avec la personne afin de clarifier la situation.

Après la réception d'une plainte ou d'un signalement, un contrôle minutieux de plausibilité est réalisé. Si de plus amples informations sont nécessaires, le service de signalement se mettra en contact avec la personne.

Une fois ce contrôle réalisé et en présence d'indices concrets d'une violation de règle, une série de mesures est mise en œuvre, p. ex. sous la forme d'une enquête interne concrète ou d'autres mesures de suivi ou mesures correctives, telles que l'amélioration des processus internes ou l'introduction de directives supplémentaires.

Toutes les informations sont toujours traitées selon une procédure équitable et confidentielle, notamment en ce qui concerne l'identité de l'informateur, et dans le respect de la protection des données. De même, le principe de proportionnalité est respecté. Notez que les signalements ou plaintes sont documentés.

Dans le cas où vos coordonnées sont disponibles et où cela devait s'avérer nécessaire, vous serez informé de la situation et du déroulement de la procédure conformément aux dispositions légales.

Des cas suspects peuvent être communiqués bien sûr de manière confidentielle au système de signalement et, dans la mesure où les dispositions légales nationales le permettent, sans que vous ne deviez mentionner votre nom si vous le souhaitez.

Il est impératif pour nous de traiter votre plainte avec une grande confidentialité et de vous protéger en tant qu'informateur. Les informations communiquées ne sont par conséquent transmises que si cela est nécessaire, conformément à la loi, et uniquement aux personnes ou responsables en charge du traitement du signalement.

Tous les renseignements collectés sont documentés, conservés et supprimés conformément aux prescriptions légales.

Oui. Nous prenons au sérieux chaque plainte et chaque signalement que nous recevons. Le service de Conformité contrôle si la plainte ou le signalement contient suffisamment d'informations pour permettre une enquête plus approfondie. Si le service de signalement requiert de plus amples informations, il vous contactera dans la mesure du possible.

Oui, dès la réception de votre plainte ou de votre signalement auprès de WAREMA, vous recevez immédiatement une confirmation de réception de la part du service de signalement dans la mesure où vous avez indiqué vos coordonnées.

Cela s'applique également dans le cas d'une signalisation anonyme par courrier, en cas d'utilisation d'un canal de signalement prévu pour la remise de messages anonymes, comme par exemple via un tiers (avocat ou personne mandatée) ou si une autre possibilité de contact anonyme est utilisée.

Oui. WAREMA ne tolère aucun acte de rétorsion ni de représailles envers des personnes qui auraient signalé une faute !

Si vous pensez avoir été désavantagé, vous ou d'autres personnes, pour avoir transmis une plainte de quelque manière que ce soit, veuillez en informer immédiatement WAREMA par l'un des canaux de signalement décrits.

Pour permettre le traitement rapide des plaintes et signalements, nous vous prions de décrire la situation dans la mesure du possible selon les critères suivants :

• Que s'est-il passé ? Description concrète de la situation et du contexte, avec le plus de détails possible.
• Où cela s'est-il passé ? Société, domaine, service, etc.
• Quand la faute s'est-elle produite ? La violation est-elle encore en cours ? Date ou période, heure
• Qui sont les personnes concernées ou endommagées ?
• Existe-t-il des preuves de la faute ? Photos, vidéos, documents, témoins éventuels, etc.
• Quelqu'un d'autre a-t-il déjà été informé de la faute ?
• De quelle manière souhaitez-vous être contacté suite à ce signalement ?

Les informations susmentionnées facilitent et accélèrent le traitement conforme d'une plainte. Cette liste vous aide à formuler une plainte ou un signalement. Elle ne constitue cependant pas une condition préalable pour le traitement.

Dans notre propre intérêt, nous nous efforçons de traiter la plainte et de fournir un retour d'information le plus rapidement possible. L'ampleur et la complexité du signalement influencent toutefois sa durée de traitement.
De plus, dans le cadre de l'établissement des faits, il convient d'accorder à l'auteur du signalement suffisamment de temps pour présenter des indices et des explications supplémentaires et pour répondre aux questions nécessaires.
Par conséquent, l'examen approprié d'une déclaration peut durer de quelques jours à plusieurs semaines.

Oui, notre procédure de réclamation est régulièrement contrôlée du point de vue de son efficacité, et améliorée si nécessaire.